Definizione di Activity Based Working

L’ABW è una strategia di trasformazione del business, che mette a disposizione delle persone spazi fisici differenti per svolgere le proprie attività lavorative.

Piuttosto che obbligare una persona a svolgere tutti i lavori in uno specifico ambiente, ad esempio un desk in un open space o un ufficio, l’ABW cerca di incoraggiare le persone stesse a decidere dove svolgere ogni attività, secondo quello che preferiscono.

La progettazione degli spazi deve quindi prevedere ambienti diversi, in grado di ospitare attività lavorative ad alta intensità e focalizzazione, piuttosto che riunioni informali o formali.

Esempi di gestione dello spazio in azienda

Il successo dell’Activity Based Working dipende da come i lavoratori lo accettano e interpretano.

Leesman (The rise and rise of ABW: Reshaping the physical, virtual and behavioural workspace – Maggio 2016) ha raccolto il profilo dei lavoratori in 4 categorie, in funzione del loro “profilo di mobilità”, cioè del loro livello di accettazione e di interpretazione attiva dell’ABW.

Gli esempi di Activity Based Working descritti da Leesman sono:

1. Il campeggiatore (anche detto: l’occupante abusivo). Questo profilo rimane fortemente ancorato al proprio desk, ne fa una seconda casa, lo personalizza, mette le foto della famiglia e del cane, coltiva le piantine, attacca le cartoline. Non cerca spazi diversi, è soddisfatto così com’è e anzi fatica a cogliere le opportunità offerte dall’ABW. Nella ricerca condotta parliamo del 32% dei lavoratori coinvolti in progetti di ABW e intervistati.
   
2. Il viaggiatore timido. Questo profilo è attaccato alla propria workstation ma, timidamente, comincia a sperimentare altri spazi per alcune attività. Ad esempio, quando deve fare una video conferenza si reca in una saletta apposita che gli consente di non avere il collega che passa dietro le spalle, o scopre che fare una riunione informale in una saletta con i divanetti è più comodo che farla fra una scrivania e l’altra, disturbando i colleghi che lo guardano male. Questo gruppo è la maggioranza: 41%.
   
3. L’intrepido esploratore. I lavoratori con questo profilo hanno ben interpretato l’opportunità offerta dall’ABW e le sfruttano in modo significativo, traendone i più forti vantaggi. Lavorano dall’ufficio, da casa e dal bar e magari, qualche volta, decidono di concordare con un collega le risposte da dare a un cliente durante la pausa caffè, su quegli sgabelli tipo bancone del bar della sala ristoro. Il 18% dei lavoratori appartiene a questo gruppo.
   
4. Sempre di passaggio. Sono quelle persone che è addirittura difficile trovarli, perché sono le più mobili e perchè sono quelle in numero minore: 9%. Hanno sfruttato subito e pienamente le potenzialità dell’ABW e lavorano in modo dinamico, sfruttando al meglio i diversi spazi disponibili. Quando l’ABW non c’era, gli mancava molto.

A seguito dell’introduzione dell’ABW, passando dal primo al quarto profilo, crescono sia la percezione di incremento di produttività, che la soddisfazione delle persone.

Il vero punto di interesse di questa parte della ricerca è che, come molte iniziative di trasformazione aziendale, si va a scontrare con la resistenza al cambiamento delle persone, che, se non gestite correttamente, rischiano di ridurne gli effetti benefici.

Come introdurre l'ABW in azienda

Vogliamo suggerire un percorso in 7 passaggi minimi indispensabili, seguendo un approccio del tipo Scopri, Definisci, Progetta, Implementa, per introdurre in modo efficace l’Activity Based Working:

1. Chiariamo i benefici specifici per il nostro business, andando a identificarli puntualmente: si possono avere ad esempio riduzioni di costo, miglioramento della comunicazione e della collaborazione, maggiore coinvolgimento, maggiore produttività, miglioramento della concentrazione (quindi più qualità, precisione, ecc.) e miglioramento della capacità di inserire e trattenere i talenti.
   
2. Individuiamo e valorizziamo i benefici per le persone: flessibilità, fiducia, autonomia, soddisfazione, tempo disponibile.
   
3. Andiamo alla scoperta: raccogliamo i dati per ogni dipartimento/area, intervistando il personale e studiando sul campo la nostra azienda, con molte domande: quali sono le attività che vengono svolte? Ci sono diversi tipi di attività? Ci sono diverse tipologie di lavoratori per le diverse attività? I team di vendita sono sempre fuori e le loro scrivanie si impolverano? Ci sono persone che lavorano in mobilità?
   
4. Identifichiamo le barriere al cambiamento: possono essere la paura del nuovo, la perdita di identità, il presenzialismo, la cultura della carta, un IT vecchio e fallace oltre che, ovviamente, i costi.
   
5. Costruiamo il business case: obblighiamoci a passare da elementi qualitativi a elementi quantitativi, esprimendo sotto forma numerica e monetaria i costi e i benefici che derivano dall’introduzione dell’ABW, tenendo in considerazione anche il fattore tempo, quindi quali costi sono da sostenere e quando e quali benefici si otterranno. Nel business case consideriamo naturalmente che il budget per l’introduzione dell’ABW, non è gratis: dai consulenti specializzati alla costruzione di nuovi ambienti, dai nuovi arredi agli spostamenti delle persone.
   
6. Progettiamo gli spazi: sulla base dei risultati dei punti precedenti stimiamo innanzi tutto quanto spazio ci serve per rispondere alle esigenze di tutti, ricordandoci che i nuovi spazi saranno usati diversamente dai precedenti. Considereremo: postazioni di lavoro, accoglienza, sale riunioni formali e informali, spazi di rappresentanza, spazi sociali per mangiare, fare pausa e favorire le relazioni informali fra le persone, zone per attività di collaborazione, ambienti attrezzati per video e tele conferenze, aree per favorire il brainstorming, zone tranquille per favorire la concentrazione, piccole sale in cui fare chiamate o video chiamate private, sale training.
   
7. Partiamo…
   

ABW e Smart Working: la gestione del cambiamento

La riprogettazione degli spazi aziendali nell’introduzione dello Smart Working è fondamentale. Usare l’Activity Based Working è una buona idea proprio perché, come abbiamo visto, è una strategia di trasformazione del business che mette a disposizione delle persone spazi fisici differenti per svolgere le proprie attività lavorative.

Ma, per adottare questo nuovo concetto di lavoro a distanza con buoni risultati, dobbiamo ricordarci un’ultima cosa: la gestione del cambiamento.

In quest’ottica bisogna ragionare sul fatto che un progetto di Smart Working è un percorso di cambiamento che sarà vincente solo se riuscirà a portare la cultura esistente verso quella desiderata e se lo farà in modo sostenibile.

La fase successiva è quella di gestione del cambiamento in relazione all’adozione dell’ABW, sapendo che dovremo applicarlo all’intero processo di introduzione dello Smart Working, se vogliamo che il nostro progetto abbia successo.