Digital Workplace: la soluzione che abilita la Work Transformation

La work transformation è un processo che sta interessando da diversi anni il mondo del lavoro. Non si tratta di una disciplina, di un progetto o di una soluzione, bensì di una naturale evoluzione del modo di lavorare in seguito ai cambiamenti dei nostri tempi. Tale processo è inevitabile e le aziende non sono chiamate a interrogarsi sull’opportunità o meno di adeguarsi, ma piuttosto sul come farlo al meglio.

Il cambiamento alla base della work transformation parte in primo luogo dagli aspetti culturali dell’ambiente lavorativo, ovvero da una modifica degli assunti impliciti quali le abitudini e le credenze. Gli strumenti e le tecnologie sono solamente il mezzo per mettere in pratica una nuova concezione del lavoro.

Questo cambiamento culturale è abilitato, nel concreto, intervenendo a partire da:

• Leadership: con l’adozione di nuove regole di organizzazione e convivenza, ma anche diversi elementi di valutazione delle performance;

• Spazi e tempi: con una differente concezione del posto di lavoro, smarcata dalla sua componente fisica, e una maggiore flessibilità rispetto agli orari;

• Strumenti: con la creazione di un digital workplace che offra all’atto pratico la possibilità di collaborare e condividere le informazioni aziendali in maniera efficace e produttiva.
  

Andiamo a esaminare, nello specifico, quali sono le componenti fondamentali che definiscono un digital workplace ben strutturato, a partire dalla differenza con quello che viene definito digital workspace. Sebbene tali termini vengano spesso utilizzati in maniera intercambiabile, in realtà racchiudono un significato profondamente diverso.

Il digital workspace è solo una parte del digital workplace

Per comprendere al meglio la differenza tra queste due espressioni, conviene partire dalla loro traduzione letterale: spazio di lavoro e posto di lavoro. La prima si riferisce dunque alla zona circoscritta dove svolgere le proprie funzioni, come una stanza o un tavolo. La seconda invece al luogo dove si lavora nella sua interezza.

Workspace rappresenta un concetto individuale, mentre workplace implica qualcosa di collettivo e condiviso.

Su questi presupposti, si comprende più facilmente come il digital workspace comprenda l’insieme di tool digitali utilizzati dalle singole persone, che può anche variare da un soggetto all’altro. Non sorprende dunque che una tra le più note piattaforme di collaborazione e produttività aziendale si chiami proprio Google Workspace. Nell’accezione generale del termine, esso comprende qualsiasi applicazione utilizzata dal lavoratore nello svolgimento delle proprie mansioni, come email, calendario, chat, strumenti per la videoconferenza, documenti condivisi e molto altro

Digital workplace: oltre la office automation

Abbiamo detto che dietro al concetto di digital workplace troviamo l’idea di un ambiente comune e collettivo. In tal senso, quando i collaboratori di un’azienda lavorano in remoto, questo rappresenta il posto virtuale dove tutti si trovano per collaborare e condividere.

Lo scopo del digital workplace è proprio quello di aiutare le persone a lavorare insieme con semplicità e senza barriere quando non si trovano fisicamente nello stesso ufficio. Un ambiente di lavoro digitale che semplifica e automatizza i processi e l’organizzazione aziendale. Sistema che supera il concetto di office automation, perché può essere applicato anche a coloro che non svolgono un lavoro d’ufficio, ma sono solamente dislocati in diversi luoghi o sedi.

Gli strumenti del digital workplace

Alla base della creazione di un digital workplace ci deve essere, innanzitutto, un cambiamento culturale, che interessi le abitudini e le credenze delle persone. Per implementare una soluzione così efficace e completa, non si può prescindere da una strategia aziendale che mantenga sempre le persone al centro, per assecondare le loro necessità.

Il digital workplace non è dunque una questione tecnologica, ma un requisito fondamentale è quello di avere strumenti avanzati che gestiscono le seguenti esigenze:

• Social collaboration

• Knowledge Management

• Comunicazione interna

• Gestione e ricerca documentale

• Gestione flussi di lavoro

Esistono molti strumenti che permettono di gestire tali esigenze, sia offline che online. La differenza risiede nelle loro caratteristiche, perché per risultare realmente efficaci dovrebbero essere:

• semplici da utilizzare

• democratici e accessibili, ovvero fruibili da tutte le persone che ne hanno necessità

• adattabili rispetto alle esigenze della propria realtà e ai processi in essere

• social, in grado di creare engagement

Google Workspace offre tutti gli strumenti per la collaborazione, la comunicazione e la gestione dei file aziendali. La Cloud Search, poi, consente di trovare con semplicità i documenti che servono. I vantaggi di queste soluzioni sono attivati in modo virtuoso all'interno di un ecosistema digitale e social. A tal scopo, Injenia ha ideato Interacta, la soluzione che supporta ed evolve le organizzazioni nella condivisione della conoscenza e nella gestione dei processi in modo naturale, mettendo l'uomo al centro di ogni interazione.

Injenia ha dunque l’esperienza e gli strumenti per accompagnare le aziende lungo tutto il percorso della work transformation. Da un lato, infatti, può affiancare i decision maker nell’ideazione di un nuovo modello di business. Dall’altro, offre le migliori soluzioni tecnologiche per abilitarlo, grazie alla partnership con Google Cloud e alla piattaforma Interacta, fiore all’occhiello del digital workplace di molte importanti realtà italiane.