Significato e definizione di Smart Working

Il Lavoro Agile, ovvero lo Smart Working, nella legge 22 maggio 2017, n. 81 al Capo II – articolo 18, è definito come:

“… modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva”.

Ciò significa che lo Smart Working, a differenza di altre forme di lavoro da remoto, può essere svolto ovunque si voglia e senza avere orari fissi.

Appare chiaro che questo nuovo modo di pensare la quotidianità lavorativa si basa sulla flessibilità, sulla fiducia, sulla responsabilità del singolo e sulla tecnologia che permette di lavorare efficientemente e comunicare con i colleghi anche stando a centinaia di chilometri di distanza.

Come fare Smart Working in azienda

Per rendere possibile lo Smart Working occorre dotare le persone di strumenti in grado di eliminare le distanze fisiche e farli collaborare da remoto.

Ci sono degli strumenti fondamentali, senza i quali è impossibile impostare flussi di Lavoro Agile ben organizzati, tra cui:

• Suite di applicazioni per la produttività e la collaborazione native sul cloud, come la Google Workspace di Google Cloud che comprende 4 software fondamentali per lo Smart Working:
  
• Google Drive per archiviare, condividere e accedere ai file, da qualsiasi postazione e device. Drive usa l’Intelligenza Artificiale di Google per prevedere e monitorare in tempo reale i file più pertinenti per ogni utente, risparmiando nei tempi di ricerca documentale. Attraverso il Drive del Team, si può archiviare il lavoro del team in spazi sicuri e facili da gestire
  
• Google Docs per lavorare contemporaneamente agli stessi file da diversi dispositivi. Ogni modifica è salvata automaticamente e in tempo reale: niente più laboriosi controlli delle versioni né scambi incrociati di email
  
• Google Calendar per condividere le agende e i meeting con i colleghi
  
• Google Hangouts Chat e Meet per comunicare e collaborare con il team ovunque ci si trovi, in modo semplice, efficace e con il massimo della sicurezza
  

Software avanzati di collaborazione aziendale e gestione dei processi come Interacta, la soluzione che supporta ed evolve le organizzazioni nella condivisione della conoscenza e nella gestione dei processi in modo naturale, mettendo l'uomo al centro di ogni interazione. Interacta gestisce in modo efficiente i processi e le informazioni, grazie a una comunicazione efficace e immediata. In pratica, mentre le persone pensano solo a collaborare in modo intuitivo e rapido social. Interacta organizza la comunicazione destrutturata, traccia le attività, raccoglie e diffonde le informazioni utili al business.

Regolamento

Come abbiamo visto in precedenza, c’è differenza tra il semplice lavoro da remoto e il Lavoro Agile, ma bisogna sottolineare che il secondo non comporta una totale libertà della persona che lavora in regime di Smart Working.

È sempre meglio definire un regolamento aziendale in cui si fissano diritti e doveri dell’impresa e dei collaboratori, tempi, strumenti di lavoro necessari, benefit, principi di sicurezza durante le ore di lavoro.

Un regolamento Smart Working dovrebbe contenere i seguenti punti:

• Data d’inizio e durata
• Giorni in cui si lavora fuori sede e in sede
• Come richiedere permessi e ferie
• Requisiti dell’ambiente adibito a spazio di lavoro
• Motivi per cui richiamare la persona in sede
• Preavvisi minimi per organizzare il rientro in azienda
• Strumenti e tecnologie necessarie per lavorare a distanza
• Dispositivi per la sicurezza del lavoratore e dei dati
• Metodi e sistemi per valutare il lavoro svolto

Avere regole chiare per il Lavoro Agile aiuta a non far nascere incomprensioni che possono minare i rapporti tra le persone e anche la produttività dell’azienda.

Pro e contro dello Smart Working

Parlando di Smart Working, si volge lo sguardo con troppa insistenza sui vantaggi del lavoratore nel migliorare la work-life balance, spesso perdendo i reali vantaggi operativi e di business dei modelli basati sul Lavoro Agile, quali:

• Riduzione dei costi legati al workspace, trasferte e forniture di servizi pubblici
  

• Maggiore employee loyalty: le persone che lavorano in modo flessibile e diffuso sono più soddisfatte del loro lavoro e, così, più dedite agli obiettivi comuni del business
  

• Migliore reputazione: il Lavoro Agile migliora il benessere delle persone offrendo loro la possibilità di lavorare per obiettivi e passare più tempo insieme alla famiglia
  

• Turnover ridotto: più le persone sono soddisfatte, meno lasciano l’azienda. Così, non occorre far fronte a costi e disagi derivati dal turnover
  

• Migliori risorse: il profilo perfetto per la posizione che stai cercando vive lontano dalla tua azienda? Con lo Smart Working, la distanza non è un problema nei processi di assunzione delle risorse
  

• Sostenibilità: lo Smart Working soddisfa i criteri di sostenibilità oggi in cima alle agende del business, riducendo le emissioni legate a viaggi casa-lavoro e trasferte. Un piccolo ma importante passo per adeguarsi agli standard ecologici
  

• Meno giorni di malattia: le influenze sono comuni e, senza la giusta accortezza, può succedere che più persone si ammalino nello stesso momento. Pratiche di Smart Working permettono alle persone con i primi sintomi influenzali di lavorare da casa, evitando di contagiare i colleghi

Questi vantaggi portano infine a un aumento della produttività. Coloro che adottano Smart Working per alcuni giorni all’anno sono più produttivi perché più soddisfatti, più autonomi e meno distratti dalle interruzioni degli uffici.

Però, se non gestito al meglio il cambiamento che porta lo Smart Working, possono presentarsi anche svantaggi, sia a carico delle persone sia dell’azienda, come ad esempio:

• Minore capacità di concentrazione per via delle interruzioni causate da motivi domestici
  

• Troppo tempo dedicato al lavoro perché manca un netto distacco tra professione e vita privata
  

• Difficoltà di comunicazione tra colleghi spesso dovute alla mancanza di tecnologie adeguate
  

• Difficoltà nel rispettare le scadenze a causa di un’errata gestione dei tempi e delle priorità
  

• Minore controllo della qualità se non si hanno sistemi adeguati per il monitoraggio
  

• Diminuzione della produttività
  

• Maggiori spese a carico dell’azienda

Lo smart working secondo Injenia

Da anni, Injenia si impegna in prima persona nella diffusione della cultura di smart working, anche da prima che i progetti di Lavoro Agile fossero una voce importante nel budget aziendale.

L’obiettivo sempre è stato quello di arricchire di nuove funzionalità gli spazi e i tempi del lavoro, attraverso efficaci metodologie di Change Management e strumenti digitali di collaboration capaci di restituire la naturalezza delle tecnologie di comunicazione e, allo stesso tempo, fornire tool sicuri ed efficaci.

Grazie alla sua esperienza, Injenia ha all’attivo numerosi progetti nelle principali aziende italiane, nelle PMI e nelle pubbliche amministrazioni. Il Lavoro Agile, infatti, non è una prerogativa delle multinazionali, ma deve anche estendersi alle piccole e medie imprese che raccolgono la maggioranza dei lavoratori italiani.

In ottobre 2019, nel contesto della giornata del Lavoro Agile promossa dal Comune di Bologna e dalla Regione Emilia-Romagna, Injenia ha anche firmato un importante accordo che prevede la realizzazione del progetto Emilia-Romagna Smart Working, finalizzato a costruire una rete territoriale per lo sviluppo del Lavoro Agile.