Lavoro da casa o in ufficio? Hybrid Work: in medio stat virtus.

Ormai è chiaro: lo smart working non è più soltanto una necessità legata all’emergenza globale, ma un concetto destinato a restare attuale anche domani. Possiamo infatti affermare che il futuro vedrà forme flessibili di lavoro in ufficio e da remoto. Quello che molti già chiamano hybrid work è una formula che include virtuosamente sia la distanza che la presenza.

La sfida che si presenta oggi alle aziende è quella di creare un posto di lavoro fisico e digitale in grado di fare fronte alle nuove esigenze delle persone e del business. La strada per raggiungere questo obiettivo passa da un esame delle opportunità e delle questioni ancora aperte di cui abbiamo fatto esperienza nell’ultimo anno.

I primi passi verso il cambiamento

La ricerca pubblicata a novembre dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha evidenziato che nel 2020 un terzo degli italiani ha lavorato a distanza, fenomeno che ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni e il 58% delle PMI. Si stima inoltre che il 70% delle grandi imprese aumenterà le giornate di lavoro da remoto, passando in media da 1 a 2,7 giorni alla settimana, e che la metà di queste modificherà di conseguenza i propri spazi fisici. Da questi dati emerge chiaramente il fatto che la presenza costante in ufficio non è più fondamentale, ma sarà limitata alle occasioni in cui può generare reale valore per l’azienda.

Quali sono dunque gli elementi per creare un modello davvero virtuoso di hybrid work? Come impostare un digital workplace che rappresenti una base solida e produttiva del nuovo modo di lavorare? Per rispondere a queste domande, conviene analizzare in primo luogo alcuni aspetti che possono fare la differenza nel percorso verso il successo.

Come evitare un sovraccarico digitale

Le statistiche non mentono: lavorare da casa aumenta la produttività dei lavoratori. Ma a quale prezzo? Le giornate in smart working sono generalmente percepite come più intense e stressanti di quelle passate in ufficio, perché le persone sono subissate da email, chat e riunioni virtuali. Le comunicazioni che prima potevano esprimersi in un rapido dialogo tra due vicini di scrivania, ora devono passare dallo schermo. La distanza implica un maggiore sforzo di interpretazione e minore tempo da dedicare alle altre attività, che si traduce in un costante affanno per ottenere i risultati richiesti.

La svolta verso un modello ibrido aiuta a razionalizzare queste criticità, legate a un lavoro forzatamente da remoto. Il primo passo è rappresentato da un cambiamento culturale che allinea le esigenze di business con quelle delle persone. Se un’azienda riesce a superare le abitudini e le convinzioni più radicate, potrà adottare con successo nuovi processi e ribaltare le tradizionali logiche top-down. Il modello richiede di rivedere l’organizzazione di conseguenza, virando verso differenti stili manageriali, e di stabilire regole di convivenza chiare e precise.

I presupposti di questa trasformazione dell’assetto aziendale risiedono nel benessere dei lavoratori: quali sono le loro necessità, quando possono lavorare da remoto e quando invece hanno bisogno di andare in ufficio, come possono collaborare al meglio. In tale contesto, non basta analizzare i dati relativi alle performance, ma è utile misurare anche processi e interazioni tra le persone, con l’ausilio di nuove chiavi di lettura (KBI, Key Behavioral Indicator).

Injenia ha calato questa visione in una soluzione concreta e sperimentata con successo in tante e differenti realtà aziendali. La metodologia C.U.O.R.E. prende infatti il nome dai cinque elementi le cui iniziali formano l’acronimo in questione: cambiamento culturale, uomo al centro, organizzazione, regole ed economics, ovvero i pilastri su cui si fonda il modo di lavorare del futuro.

Distanti ma uniti: vale solo con il proprio team

La vecchia storia della coperta corta: se tiri da una parte, ti scopri dall’altra. Una similitudine piuttosto adatta a un altro dei problemi emersi con l’avvento dello smart working. Se da un lato, infatti, il lavoro a distanza ha rinforzato il legame tra membri dello stesso team, dall’altro ha provocato un calo delle interazioni con le persone fuori dalla propria cerchia più ristretta, isolando i diversi compartimenti aziendali. Sono venute a mancare tutte quelle occasioni in cui era possibile coltivare le relazioni con i colleghi: pranzi, feste aziendali o anche solamente il caffè alla macchinetta. Inutile sottolineare come questo possa provocare un grave danno per l’evoluzione e lo sviluppo del business.

Tornare a lavorare qualche giorno in presenza può aiutare, ma non rappresenta una soluzione definitiva per ristabilire una rete aziendale forte e strutturata. Per ritrovare l’affiatamento perduto tra diversi team, servono processi e strumenti che favoriscano la collaborazione e l’engagement a livello globale, anche a distanza. Lo scenario ideale sarebbe un ambiente virtuale condiviso che possa in parte sostituire l’esperienza dell’ufficio inteso come luogo fisico. Un porto sicuro digitale che possa generare benessere, raccogliere e diffondere la conoscenza, stimolare l’engagement e favorire l'apprendimento.

Business platform come Interacta aiutano a raggiungere questo scopo. Si tratta di una soluzione che trasforma la gestione dei processi e permette di comunicare e collaborare con la stessa semplicità e naturalezza della vita di tutti i giorni. Al suo interno ha tutto quello che occorre per fare tornare immediatamente la voglia e il piacere di interagire tra persone e tra team.

Lontano dagli occhi, lontano dal cuore

Così recitava la famosa canzone di Sergio Endrigo. Una frase che sembra raccontare una delle principali sfide dello smart working: mantenere la leadership anche a distanza. In questo contesto, infatti, è più difficile per chi gestisce le persone rendersi conto dei bisogni e del sentiment dei propri collaboratori. Le nuove modalità di interazione spesso impediscono di cogliere segnali o reazioni, anche non verbali. In un modello che rivaluta fiducia, reciprocità e autonomia dei lavoratori, come fare per continuare a sostenere, guidare e aiutare gli altri a raggiungere gli obiettivi prefissati?

Le parole chiave diventano partecipazione e coinvolgimento, abilitati da cultura, regole e tecnologie. Un leader moderno conosce e promuove gli strumenti digitali per collaborare anche a distanza e per fare circolare le informazioni in modo rapido e semplice. Grazie a un Digital Workplace ben strutturato, controlla i risultati e l’efficienza dei processi, non solo le performance dei singoli. Si muove in un ecosistema digitale grazie al quale non perde mai il contatto con i propri collaboratori, sostenendoli lungo tutto il loro percorso operativo. Se questi sono i presupposti, la distanza non impedisce di avere cura delle persone e ascoltare quello che hanno da dire, per comprenderne lo stato d’animo e le necessità.

Chi dorme non piglia pesci

La svolta verso una modalità di lavoro ibrida e flessibile non conduce solamente alla necessità di adottare nuove soluzioni, ma anche a grandi opportunità facili da cogliere. Superare il concetto di luogo di lavoro come spazio fisico, infatti, significa per il business guadagnare in termini di risorse umane e materiali. Venuto meno il vincolo della distanza dalla sede aziendale, è possibile infatti assumere i talenti più brillanti potenzialmente da tutte le parti del mondo. Un mercato del lavoro più ampio che consente di formare team in grado di apportare maggiore produttività e innovazione.

Le aziende che scelgono un modello di hybrid work, inoltre, non hanno bisogno di uffici capienti come in precedenza. Certamente gli spazi devono essere ripensati per ricalcare le nuove necessità operative delle persone, con sale meeting connesse con grandi monitor per condividere progetti e strategie o sistemi per prenotare stanze e postazioni. Ciononostante, saranno sufficienti per le aziende sedi con metrature più limitate, con un conseguente risparmio in termini di costi fissi.

Le soluzioni di Injenia per l’Hybrid Work

Come sosteneva Albert Einstein, nel mezzo delle difficoltà nascono le opportunità, basta solamente avere la prontezza di approfittarne al meglio. Durante l’anno passato, abbiamo imparato come continuare a essere produttivi nonostante la necessità di lavorare da casa. Oggi dobbiamo confrontarci con le sfide del messy-middle, per mantenere efficienti e connesse la parte dell’azienda in presenza e quella a distanza. Injenia offre da anni soluzioni per lo smart working e tecnologie in grado di guidare le aziende lungo tutte le tappe del percorso di trasformazione digitale delle aziende, per costruire un digital workplace unico che rappresenti la base ideale per il nuovo modello di lavoro hybrid.