MACHINE LEARNING
Perché le aziende stanno investendo nell’Advanced Search
Una panoramica sulle potenzialità della ricerca avanzata e sulla soluzione di Injenia
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Una panoramica sulle potenzialità della ricerca avanzata e sulla soluzione di Injenia
Parlare di Advanced Search oggi si può tradurre con la capacità di trovare le informazioni giuste al momento giusto, anche quelle che non sai di avere. Ma facciamo un passo indietro.
Le aziende sono un insieme di informazioni che cresce nel tempo. Anche se molte realtà stanno ottimizzando le attività di recupero e storing, grazie a data platform e data warehouse sempre più avanzati, molte di esse rimangono ancora nascoste all’interno dei documenti. Ecco allora che una soluzione di Advanced Search può fare la differenza.
Accumulare informazioni non è quasi mai la soluzione ai problemi dell’azienda. Anzi, il rischio è quello di lasciarle “stagnanti” nei documenti sparsi su vari dispositivi, applicazioni e database aziendali.
Questo tipo di gestione a silos può causare, a cascata, perdita di produttività e inefficienze. Solo quando il database documentale aziendale risulta facilmente accessibile infatti è in grado di portare un vantaggio competitivo.
Una questione che diventa ancora più pressante in realtà con un alto turnover, dove i documenti e le informazioni in essi contenute richischiano di essere smarriti e dimenticati con l’uscita della risorsa dall’azienda.
I silos intrappolano tutto: report commerciali, procedure e manuali tecnici, documenti organizzativi e normativi, disegni tecnici, documenti legal, paper scientifici e brevetti. Risolverli per abbracciare una cultura aperta allo scambio e all’innovazione è quindi una priorità per la crescita del business.
Secondo McKinsey, le persone in azienda trascorrono circa il 19% della loro settimana lavorativa alla ricerca e raccolta di informazioni. Semplificare il processo di ricerca significa quindi far guadagnare tempo a chi lavora da impiegare in attività a maggior valore aggiunto.
Una soluzione di ricerca avanzata aiuta a trovare istantaneamente un’informazione tra decine di migliaia di documenti e fonti, non importa che siano sui server aziendali, sul cloud, nel CRM o nel Drive aziendale.
Inoltre, un’adeguata gestione di ricerca documentale porta a una migliore collaborazione. Se i team non lavorano bene tra di loro spesso è perché sono disallineati. Non riescono ad accedere alle stesse informazioni, a volte non sanno neanche che esistono e faticano ad avere una visione d’insieme.
Per esempio, il team marketing e il team sales di un’azienda di solito hanno dei processi in comune che funzionano solo se entrambe le parti sono in grado di trovare e condividere tempestivamente specifiche informazioni. Utilizzando una soluzione di Advanced Search nessuno di loro dovrà più chiedersi, o chiedere ai colleghi: "Dove trovo questo documento?" e collaborare sarà più facile e intuitivo.
Abbiamo visto come funzionalità di ricerca efficaci aumentino l’efficienza di un’organizzazione su tutti i livelli. Ci sono due elementi di partenza però da considerare:
C’è chi contrappone la ricerca per parole chiave alla cognitive search, mentre andrebbero considerate come facce della stessa medaglia. Un motore di Advanced Search efficace è infatti in grado di usare la ricerca full-text e quella semantica indifferentemente, senza dover scegliere tra una delle due, personalizzare i risultati con i filtri e restituire un risultato pertinente al 100% con le tue ricerche ogni volta.
In particolare, la cognitive search è in grado di arricchire i risultati basandosi sull’intento di ricerca e il contesto: chi è? A che team appartiene? Cosa cerca di solito? A quali documenti ha accesso? sono tutte informazioni che possono infatti influenzare i risultati mostrati.
Torniamo all’esempio del team marketing e sales. Se una persona che si occupa di digital marketing cerca il nome di un cliente probabilmente vuole conoscere delle informazioni legate alla sua acquisizione, mentre un commerciale può aver bisogno delll’anagrafica dell’azienda o della Partita Iva. L’Advanced Search evidenzierà per ognuno le informazioni e i documenti specifici rendendo il processo di ricerca più flessibile.
Riassumendo: la ricerca full-text, unita alla catalogazione avanzata, trova l’informazione che serve in pochi secondi, mentre le tecnologie di cognitive search estraggono automaticamente il valore nascosto e i concetti da tutta la base documentale. Inoltre, una soluzione di Advanced Search è in grado di mostrare risultati correlati attraverso knowledge-graph parlanti.
Sul mercato esistono numerose soluzioni che spesso però faticano ad essere implementate nella pratica perché troppo rigide e non in linea con le esigenze della singola azienda. Ecco quattro parole che secondo noi racchiudono le caratteristiche che deve avere un sistema di Advanced Search efficace:
1. Documenti
È in grado di integrarsi e accedere ai documenti di un’azienda, non importa il formato o l’applicazione su cui si trovano, grazie a una libreria costantemente aggiornata di connettori e convertitori.
2. Significato
Sfrutta la potenza dell’elaborazione del linguaggio naturale per trovare un’informazione a partire dal significato semantico della ricerca e consente un nuovo modo di esplorare rapidamente l’intera base documentale.
3. Apprendimento
Usa il Machine Learning e l’AI allenata per estrarre dai documenti proprio tutte le informazioni, anche quelle che inizialmente non sapevi di avere.
4. Rappresentazione
Guida le persone durante tutte le fasi della ricerca grazie all’interfaccia user-friendly e aggrega le informazioni correlate in knowledge graph, facilitando la loro comprensione e conoscenza.
Scegliere una soluzione di Advanced Search è un investimento che ripaga quotidianamente e che ha un peso sulla qualità del lavoro delle persone. Molte aziende si stanno già muovendo per implementarla all’interno della propria routine, consapevoli dei vantaggi competitivi che porta, tra i quali:
un motore di ricerca personalizzato in grado di estrarre la conoscenza nascosta nei documenti in insight di valore
un mondo di documenti e informazioni a portata di click grazie alla possibilità di integrare la soluzione con qualsiasi tool aziendale
un sistema intelligente che sfrutta i feedback impliciti ed espliciti per imparare e perfezionare i propri risultati
riduzione del tempo medio di ricerca
maggior soddisfazione delle persone che finalmente hanno a disposizione uno “strumento realmente utile”.
Trovare le informazioni giuste al momento giusto aumenta la conoscenza di un azienda e la sua capacità di rispondere agli stimoli esterni in modo veloce ed efficace. Rappresenta quindi uno degli elementi decisivi all’interno in un processo di digital transformation.
Injenia ha unito la sua esperienza nello sviluppo di soluzioni custom e la conoscenza approfondita di ML e AI, certificata anche dalla specializzazione Google Cloud Machine Learning, per creare Advanced Search Smart Insight. È la prima soluzione modulare che combina la versatilità della ricerca full-text alle potenzialità della cognitive search per evolvere la ricerca delle informazioni sul lavoro e ottenere insight utili al business.
Non si tratta solo di trovare quello che cerchi ma anche di come tutto questo viene mostrato. Injenia crede nelle tecnologie pensate per le persone, semplici e intuitive, a supporto delle attività quotidiane. Rifiutiamo al contrario tutto il superfluo e i virtuosismi tecnologici a favore di bellezza, funzionalità ed efficienza.
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