WORK TRANSFORMATION
Google Calendar può diventare un potente alleato per la tua realtà e le persone che ci lavorano, scopri come
La tecnologia ha rivoluzionato ogni aspetto della nostra vita, anche il modo in cui gestiamo gli impegni. Lo smart working e la collaborazione digitale hanno portato a un ripensamento dei tempi, degli spazi e degli strumenti con cui lavoriamo. Google Calendar oggi è una delle applicazioni più usate per la sua semplicità e accessibilità. Soprattutto per il lavoro ibrido è infatti un potente alleato per lavorare bene con gli altri.
Nato per gestire e pianificare in modo semplice riunioni ed eventi è diventato un tool per strutturare tutte le attività quotidiane (leggi priorità) e la produttività in azienda. Altro elemento distintivo è che fa parte della suite di strumenti per il digital workplace ideati da Google Cloud, azienda ben consapevole delle complessità e dei nuovi bisogni delle persone sul lavoro.
Più tecnologia non significa meno stress, non sempre. I dati sull’hybrid work dimostrano che, per evitare il rischio di burnout, le persone hanno bisogno di strumenti facili da usare, flessibili, che semplificano la vita e il rapporto con i colleghi. Quindi sì a soluzioni studiate mettendo al centro le persone ma anche sì a una cultura aziendale che insegna come usarle al meglio per favorire collaborazione, scambio e produttività. Per molte aziende questi due elementi uniti hanno dato vita a un nuovo modo di gestire l’operatività e di connettere migliaia di persone sul territorio, rivoluzionando il business e aumentando la capacità di attrarre talenti in un contesto altamente competitivo.
Un fattore chiave per ottenere tutto questo è la possibilità di gestire bene il tempo e, con i giusti accorgimenti, persino uno strumento intuitivo come Calendar può diventare ancora più people and work friendly. In questo articolo esploriamo insieme 7 funzioni avanzate che ti permetteranno di sfruttare appieno le sue potenzialità per te stesso e gli altri.
Sia che tu lavori in presenza, in smart working o con una soluzione mista è utile far conoscere agli altri il tuo orario di lavoro. La questione diventa ancora più importante per i freelance o le persone che lavorano con colleghi su fusi orari diversi. L’impostazione “Orario di lavoro”, offerta da Google Calendar, ti consente di segnare nel dettaglio il luogo e l’orario delle tue attività, per essere il più trasparente possibile ma anche per rendere chiare le due disponibilità. Chiunque fisserà una riunione al di fuori dell’orario da te segnato riceverà infatti un avviso. Segnare l’orario di lavoro può aiutarti anche a stabilire delle priorità mentali e ad evitare l’over-working di cui si è tanto parlato negli ultimi mesi.
Per rendere visibile questa funzione clicca sull’icona a forma di ingranaggio dalla vista del calendario e accedi alle tue impostazioni. Nella sezione “Orario di lavoro” potrai specificare quando sei impegnato e dove ti trovi durante la settimana.
Ormai i meeting online fanno parte della nostra routine lavorativa ma non è sempre facile pianificare degli incontri, soprattutto se le altre persone hanno molti impegni durante la giornata. Google Calendar risolve a monte questa difficoltà con tre funzionalità: “Incontrati con” “Tempi suggeriti” e “Trova un orario”.
La prima ti permette di sovrapporre i calendari delle persone con cui devi incontrarti per vedere se ci sono, letteralmente, degli spazi vuoti in cui inserirti. Invece per usare la seconda e terza funzionalità è necessario prima procedere con la classica creazione di un evento su Google Calendar. Nel momento in cui avrai inserito tutti i partecipanti, sotto e sopra i loro nomi potrai trovare rispettivamente Orari Suggeriti e Trova un orario. Google Calendar ti offrirà una lista di tutte le opzioni possibili. Una volta selezionato lo slot migliore non ti resta che salvare l’evento.
In questo modo risparmierai tempo prezioso nel cercare la soluzione ideale per tutti e la tua precisione sarà apprezzata dai colleghi, favorendo un clima di velocità, efficienza e rispetto degli impegni altrui.
Concludiamo questa prima panoramica sulla gestione di orari, meet e appuntamenti con un’altra funzione. Sono infatti nati moltissimi tool per gestire la propria agenda di recente ma Calendar ha le funzioni che cerchi letteralmente già native al suo interno.
Gli “Spazi per appuntamenti” ti permettono infatti di selezionare solo determinati orari sul tuo calendario in cui le persone possono prenotare un incontro con te e poi condividere le tue disponibilità attraverso un link. Cliccandolo, gli altri hanno accesso al tuo calendario privato e possono prenotarsi in autonomia, creando un meeting.
Per impostare questa funzione, clicca un punto qualsiasi della vista del calendario, come per creare un evento. In alto nella finestra di dettaglio, tra le varie opzioni, seleziona “Spazi per appuntamenti”. Da lì potrai inserire gli slot in cui è possibile prenotare il tuo tempo, la durata degli appuntamenti e con quanto preavviso le persone possono farlo. Infine in “Altre Opzioni”, nella sezione “Pagina dell’appuntamento di questo calendario” troverai il link che dà accesso alla vista appuntamenti da condividere con chi preferisci.
Qui non si tratta solo di organizzazione ma di liberare la mente per essere più produttivi. Scrivere una lista delle proprie priorità, o semplicemente le attività da fare, è un modo per smettere di pensare a come incastrare gli impegni e focalizzarsi su quello che conta davvero. Google Calendar ti permette di ricevere nella Posta in arrivo la tua agenda giornaliera.
Questa semplice ma potente funzione ti solleva dal controllare costantemente il calendario per vedere quando sarà il prossimo meeting o task da completare. Per impostarla recati su “Impostazioni”, seleziona il calendario che ti interessa e scorri fino alla sezione “Altre notifiche”. Troverai la funzione “Agenda giornaliera” da attivare. Una volta fatto, inizierai a riceverla ogni mattina alle 5:00 all’indirizzo email collegato al calendario.
Insieme alla possibilità di ricevere l'agenda giornaliera sulla Posta in Arrivo c’è un’altra funzionalità pensata per salvarti da distrazioni e dimenticanze. Se pianifichi un evento sul tuo calendario con mesi di anticipo, o anche un evento ricorrente, potrebbe tornarti utile impostare una notifica che te lo ricordi poco prima che avvenga. Questo è molto utile anche nel caso serva tempo per completare un'attività prima di un meeting, come aggiornare un file, sistemare una presentazione ecc.
Come la maggior parte delle funzioni di Google Calendar la notifica è personalizzabile. Puoi infatti decidere quanto prima farla avvenire direttamente nelle impostazioni dell’evento stesso.
Tornare in presenza è un bel cambiamento, soprattutto per i neo assunti che magari fino a oggi hanno lavorato solo in smartworking. Gestire al meglio gli spazi in ufficio, organizzarsi su dove posizionarsi per non disturbare i colleghi mentre si è in riunione, trovare il posto per lavorare in team, può quindi diventare un vero lavoro. Google Calendar ti consente di ottimizzare anche questo processo.
Ogni volta che crei un meeting ti permette infatti di prenotare le sale conferenze della tua azienda e di verificarne l’effettiva disponibilità, con informazioni dettagliate su capacità e attrezzature. In questo modo non ci saranno più sovrapposizioni né lo stress di dover trovare il posto giusto in cui svolgere le tue attività. Le persone saranno più organizzate e risparmieranno tempo importante da dedicare all’operatività quotidiana.
È facile aggiungere una stanza a un evento: apri il tuo Calendar e crea un nuovo evento o aprirne uno esistente cliccando su Modifica. Se l’account aziendale appartiene a un'organizzazione che prevede delle stanze riunioni clicca su Stanze. Seleziona quella che ti interessa e salva l’evento aggiornato.
La condivisione delle informazioni importanti è fondamentale per una collaborazione efficace. Spesso però le persone si trovano a lavorare insieme senza un supporto comune, un documento per esempio su cui scrivere a più mani. Google Calendar ha pensato anche questo.
A ogni evento è possibile aggiungere allegati per far sì che le persone che parteciperanno all’incontro visualizzano direttamente su Calendar il materiale necessario alla riunione per essere aggiornate. Questo evita numerosi scambi di email, consente di mantenere allineate tutte le figure coinvolte e permette di risparmiare tempo prezioso.
Per aggiungere un documento, un’immagine o una presentazione come allegati crea un evento o modifica un meeting esistente. Seleziona Altre opzioni e nella sezione dedicata alle note clicca il classico simbolo a graffetta. Potrai scegliere di allegare un file già presente su Google Drive o caricarne uno dal tuo computer personale. Una volta aggiunto il contenuto desiderato salva l’evento.
Google Calendar è una vera risorsa aziendale che aiuta le persone a gestire meglio il tempo, i processi e il carico di lavoro. Per questo se stai cercando di creare un team più efficiente o una routine quotidiana più organizzata, può diventare il tuo assistente personale. Usarlo in maniera strutturata, ma soprattutto affiancarlo a una cultura aziendale che sposa il benessere di chi lavora, è l’asso nella manica per far decollare la produttività.
In questo articolo abbiamo visto 7 funzioni avanzate applicabili fin da subito dalle aziende. Se ti interessa approfondire questa soluzione o le altre della suite Google Workspace contattaci. Metteremo in campo la nostra esperienza pluriennale al fianco delle realtà che desiderano intraprendere percorsi di trasformazione digitale come Amadori, Comune di Bologna e Unisi.
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