WORK TRANSFORMATION
Più semplici, coinvolgenti e produttive: trasforma le riunioni con Google Meet
Scopri le funzioni avanzate di Google Meet per ottenere il massimo dai meeting in azienda
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Scopri le funzioni avanzate di Google Meet per ottenere il massimo dai meeting in azienda
Oggi è molto più probabile trovarci a parlare con qualcuno in videoconferenza rispetto a qualche anno fa. Fare una call è diventato un gesto quotidiano. Non solo sul lavoro, usiamo le videoconferenze anche nella vita privata, per parlare con i cari a distanza, per le sedute dallo psicologo o per partecipare agli eventi.
Pur rimanendo fondamentali, i meeting in presenza non sono infatti sempre possibili. Le call in questi casi diventano una valida soluzione per incontrarsi a distanza, risparmiando su tempi di spostamento anche molto lunghi e agevolando la partecipazione e la collaborazione tra le persone, non importa dove si trovano o da che dispositivo si collegano.
Proprio per supportare ancora di più queste nuove abitudini, Google Cloud ha deciso di perfezionare uno dei servizi di punta della suite Workspace: Google Meet. Consapevole delle difficoltà che a volte comporta la comunicazione via schermo, Google Cloud ha infatti aggiunto nuove funzioni, che variano in base alla versione scelta, per rendere più inclusive le riunioni online.
Rendere le videoconferenze più semplici, coinvolgenti e produttive è un obiettivo che fa parte della cultura della collaborazione, che vede nel nostro Metodo C.U.O.R.E la sua applicazione pratica.
La cultura della collaborazione prevede un’attenzione particolare a come si sentono le persone sul lavoro e a come riescono a interagire tra loro. Una comunicazione interna ripetitiva e poco coinvolgente alla lunga rischia infatti di spegnere l’entusiasmo e rallentare la produttività. Perciò, è importante investire negli strumenti e metodologie giusti per far lavorare meglio tutti, senza lasciare indietro nessuno.
In Injenia la nostra filosofia ci rende impossibile iniziare un percorso di innovazione senza aver pensato prima all’impatto sulle persone, sulle attività quotidiane ma anche sulla loro felicità. Siamo infatti convinti che la maggioranza dei problemi di business nasca dalla mancanza di comunicazione. Le informazioni, o peggio le competenze delle persone, rimangono nascoste in silos che rendono la crescita del business molto difficile.
Pensaci: quante volte dalle tue riunioni è uscito qualcosa di buono? E se esistesse un’etiquette e delle funzioni per rendere quelle online uno strumento strategico? In questo articolo ci focalizziamo su questo e vediamo insieme come utilizzare Google Meet al meglio.
Le stesse linee guida di Google Cloud per la produttività sottolineano l’importanza della pianificazione. Programmare in modo efficace un riunione online significa mettere le persone nella condizione di prepararsi e organizzarsi al meglio in vista dell’incontro.
Avere il tempo per pianificare però non è scontato, soprattutto quando gli strumenti a disposizione sono rigidi e complessi. Ecco perché Google Meet si è impegnato per semplificare il mondo delle videoconferenze. Ha infatti reso il più facile possibile creare nuovi appuntamenti non solo sulla sua piattaforma, ma anche sugli altri strumenti della suite Workspace. Sono tante infatti le feature aggiunte per rendere gli inviti un’azione naturale e senza sforzo.
Per esempio, sia da desktop che da mobile, la sezione di Google Meet in Gmail è posizionata in modo che risulti sempre visibile e facilmente accessibile in ogni momento. Cliccando su Nuova riunione potrai far partire agilmente la videoconferenza e condividere il link ai partecipanti in pochi secondi.
Un’altra funzione avanzata parlando di pianificazione è la condivisione dell’agenda nella descrizione della riunione. Stilare e condividere l’agenda dell’evento permette di:
assicurarsi che le persone che devono apportare il loro contributo partecipino,
supportare l'organizzatore nel definire attentamente gli obiettivi della call prima che inizi,
stimolare i partecipanti a prepararsi e dà una direzione sommaria a tutta la riunione.
Inoltre, secondo la legge di Parkinson, il lavoro tende a espandersi fino a occupare tutto il tempo disponibile. Proprio per questo, senza un’agenda, anche le riunioni andrebbero a impegnare molto più tempo di quello realmente necessario.
È utile anche considerare attentamente l'ordine delle voci dell'agenda, perché la fluidità e il tono della riunione dipendono da questo. Infine, per condividerla agilmente con tutti gli invitati, crea con un clic su Google Calendar una nuova riunione. Tra i vari dettagli potrai inserire la scaletta ed eventuali allegati nella sezione Aggiungi Descrizione.
Se invece crei una nuova riunione direttamente da Meet ti chiederà di invitare gli altri partecipanti. Cliccando Invia invito potrai scegliere se copiare il link della call o effettuare direttamente l’invito via email. Ti consigliamo il secondo caso in quanto ti si aprirà una mail precompilata con tutte le informazioni a cui potrai aggiungere anche la tua scaletta.
Le call sono un potente strumento di comunicazione, in grado di unire persone lontane e metterle intorno allo stesso tavolo virtuale. Mantenerle coinvolte però è un’altro paio di maniche. Google Meet ha studiato una serie di funzioni che aiutano le aziende a creare riunioni online sempre più inclusive e trascinanti.
Per esempio, durante l’incontro è possibile stimolare il pubblico a interagire attraverso sondaggi istantanei, sessioni di domande e risposta in diretta ed emoji. Inoltre, per ogni call è possibile creare una lavagna bianca su JamBoard su cui prendere appunti, disegnare mappe concettuali e invitare i partecipanti a collaborare. Tutto senza dover integrare molteplici strumenti. Ti basterà cliccare sull’icona con le tre forme solide (triangolo, quadrato, cerchio) per accedere a queste funzioni.
Oltre alla lavagna è possibile proiettare presentazioni e documenti importanti semplicemente condividendo il proprio schermo. Per farlo clicca sul pulsante Presenta Ora in basso.
Potrai scegliere tra le opzioni di condivisione a schermo intero, di una finestra, oppure di una scheda singola, opzione quest’ultima che ottimizza audio e video della riunione. Inoltre, Google Meet mette a disposizione dei layout adattivi che aiutano i partecipanti a concentrarsi su ciò che sta venendo mostrato. Il quadrato che ospita la condivisione dello schermo viene infatti spostato automaticamente a sinistra e ingrandito per consentire una lettura più agevole.
Un altro elemento delle call da non dimenticare è quello fisico. Non è vero infatti che online viene totalmente a mancare. Le espressioni e la mimica facciale rimangono il punto focale dell’interazione.
In questo senso è la vista il senso più usato dalle persone online e Google Cloud è partito proprio da questo per creare su Meet un’esperienza il più possibile immersiva. Lo dimostrano le nuove funzioni che contribuiscono a restituire un’immagine il più possibile chiara e di alta qualità.
Per agevolare una comunicazione limpida ma anche inclusiva, Google Meet dà anche la possibilità di inserire i sottotitoli nella riunione, come trascrizione in tempo reale della conversazione in atto. Il pulsante dei sottotitoli si trova nel menu delle opzioni, a cui si accede facendo clic sul tasto con i tre pallini in basso a destra. Esistono poi estensioni che consentono ugualmente di trascrivere i sottotitoli ma che vanno installate nel browser, come per esempio Google Meet Transcribe.
Ti è mai successo di uscire da una videoconferenza con un senso di stordimento e chiederti di che cosa si sia parlato? Ecco, una delle best practice in azienda per una comunicazione efficiente, secondo Google Cloud, è proprio il follow up. Ricapitolare ciò che è stato detto e i prossimi passi aiuta ognuno a fissare nella mente i concetti più importanti. Per farlo hai due opzioni: scrivere un resoconto della call o registrare direttamente la chiamata.
Scrivere il resoconto dell’incontro mentre si svolge può essere utile anche per mantenere i partecipanti coinvolti e sicuramente fa risparmiare tempo dopo. Per farlo, puoi sfruttare un Google Doc condiviso con tutti i partecipanti in modo che chiunque possa inserire commenti e dare il proprio contributo. Successivamente ti basterà riordinare brevemente gli appunti e allegarlo a un’email in cui evidenzi le informazioni chiave.
Registrare la videochiamata, salvarla e condividerla con i tuoi colleghi è invece una grande opportunità per costruire man mano l’archivio della conoscenza aziendale a cui chiunque, quando necessario, possa accedere.
L’organizzatore della call, per registrarla può accedere al menu principale facendo clic sui tre pallini in basso a destra e selezionare la voce Registra riunione. Google Meet consente di archiviarla direttamente nello spazio di Google Drive, dove in automatico si creerà la cartella Recording. Una volta terminato il processo sarà possibile condividerla tramite link per email o messaggio su chat.
Google Meet, insieme alle app cloud-native della suite Google Workspace, punta a trasformare il modo in cui le persone collaborano in azienda. Una missione parte anche del DNA di Injenia, ecco perché siamo da anni Premier Partner di Google Cloud.
Le persone e le organizzazioni che adottano Meet e Google Workspace non sono più rallentate da tutta una serie di limiti come aggiornamenti dei software o problemi al server. Al contrario, acquisiscono maggior flessibilità, permettendo alle persone di lavorare insieme sempre e ovunque. In particolare, imparare a sfruttare al meglio Google Meet ti aiuterà a ottimizzare il tempo e i tuoi processi di condivisione.
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