Produttività e benessere aziendali: il cambiamento alla base dell’organizzazione personale del lavoro

Una nuova visione della produttività nell’era del lavoro ibrido

Nel corso degli anni, abbiamo incontrato idee molto diverse su cosa sia la produttività e come raggiungerla. La maggior parte di queste sono ancorate al concetto meramente economico di produrre quanti più output possibile nell’arco di un determinato tempo.

La nostra visione è diversa: essere produttivi vuol dire raggiungere i propri obiettivi e avere un impatto positivo sul business.

Non si tratta solamente di velocizzare al massimo il lavoro delle persone, ma soprattutto di focalizzarsi sulle necessità specifiche di ogni team, considerando metriche qualitative finora sottovalutate: la felicità, i picchi di concentrazione e creatività, le connessioni sociali con colleghi, clienti e partner. Non si ottiene un reale impatto sul business senza comprendere l’importanza di questi aspetti, che passano anche attraverso una gestione ottimale di calendari, email o telefonate.

Soprattutto oggi che molte organizzazioni hanno intrapreso un percorso di hybrid work, è importante focalizzarsi su questa nuova concezione di produttività e benessere aziendale per migliorare il lavoro e la vita delle persone. Ecco alcuni strumenti e consigli pratici per calare questi concetti nella tua realtà aziendale.

Strumenti e consigli per una pianificazione efficace della propria giornata lavorativa

Senza una solida pianificazione, le persone si trovano spesso a lavorare molte più ore del dovuto. Secondo Linkedin, i segni di burnout tra i dipendenti (negli USA) sono aumentati del 33% nel 2020. Una delle maggiori difficoltà in cui spesso si imbattono le persone è quella di mantenere la concentrazione: per questo è importante promuovere buone abitudini che diventino col tempo prassi comune.

Quali sono le attività che tolgono la maggior parte del tempo e distolgono costantemente la nostra attenzione?

Programmare il calendario, leggere e rispondere alle mail, organizzare e partecipare ai meeting. Il segreto è pianificare la giornata e organizzare adeguatamente il proprio tempo.

Per farlo, occorre concentrarsi giorno per giorno sui singoli obiettivi personali e sull'assetto che diamo al nostro digital workspace. Una serie di strumenti possono agevolare la nostra organizzazione, in particolare una tra le più note piattaforme di collaborazione e produttività aziendale: Google Workspace. Più in generale, sono di aiuto tutte le applicazioni per gestire tempo e mansioni, come mail, calendario, chat, videoconferenze e documenti condivisi.

Questi strumenti possono aiutare a trovare il tempo per concentrarsi, nel vortice di riunioni, chiamate e impegni personali. Vediamo come.

1. Organizza il tuo tempo con un uso intelligente del Calendar

Potresti creare una lista di momenti in cui sei più energico e proattivo, e allo stesso tempo una lista dei momenti in cui risenti maggiormente della stanchezza e avresti bisogno di un break, un momento per resettare. Ti verrà automatico inserire le attività più impegnative nei momenti di picco e lasciare per i momenti di reset attività più marginali o delle pause.

Con Google Calendar puoi personalizzare il calendario in base al tuo ritmo, in modo da risparmiare tempo e lavorare in maniera più ordinata e quindi rilassata. Pianificare velocemente gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi in un'unica visualizzazione ti permette di evitare scambi inutili di email e messaggi. Inoltre, potrai visualizzare e modificare gli eventi anche da telefono o tablet, per restare sempre aggiornato anche quando sei in giro senza PC.

2. Rendi i meeting più efficienti attraverso Meet

Non organizzare riunioni o videoconferenze se non è strettamente necessario e invita solo le persone realmente interessate, altrimenti è meglio preferire uno scambio di email o di messaggi.

Una volta programmata la riunione, è utile considerare l’utilizzo di uno spazio comune dove inserire il materiale da condividere e, perché no, un file a cui abbiano accesso tutti per inserire note. Bisognerebbe sempre pensare alle riunioni in termini di collaborazione.

Google Meet sfrutta i vantaggi della stessa infrastruttura, protezione integrata e rete globale utilizzate da Google per proteggere i dati e salvaguardare la privacy. Elimina così tutti gli inconvenienti che possono insorgere durante la partecipazione a una videochiamata di lavoro. Basta configurare la riunione e condividere un link, senza preoccuparsi che i colleghi o clienti abbiano l'account o i plugin giusti. Grazie a un'interfaccia leggera e veloce, anche una videochiamata con tante persone diventa un gioco da ragazzi. Inoltre, puoi partecipare alle riunioni direttamente da un evento o da un invito via email di Calendar, ovunque ti trovi.

3. Ripensa la comunicazione con i tuoi colleghi, anche da remoto

Partendo dal presupposto che sia indispensabile una comunicazione efficace e ben organizzata con i propri colleghi, ci sono alcune buone pratiche che ti aiutano a rendere il processo più fluido e meno faticoso.

Prova a spegnere le notifiche delle email: le puoi controllare con una cadenza che non sia affannosa, ma che ti consenta di mantenere comunque il controllo. Etichetta le mail in modo da essere più rapido nella visualizzazione, lettura e risposta.

Con Gmail potrai gestire in modo efficace gli aspetti più importanti del tuo lavoro. Oltre a usufruire di un servizio email sicuro e senza pubblicità, puoi chattare, fare chiamate vocali o videochiamate e usare i file condivisi direttamente nella casella. Per rendere la comunicazione ancora più immediata ci sono diversi strumenti: la risposta rapida, la scrittura intelligente, i suggerimenti grammaticali e i solleciti, in modo da tenere sempre sotto controllo il lavoro e usare in modo più efficiente il tempo a tua disposizione.

Inoltre, puoi contare sulla sicurezza dell'infrastruttura globale di Google: backup automatici, protezione anti-spam e le migliori misure di sicurezza per mantenere al sicuro i dati aziendali.

Questi consigli sono un esempio di come fare in modo che la produttività e il benessere vadano di pari passo a una giusta organizzazione personale. Per lavorare al meglio e avere un impatto professionale positivo è necessario essere predisposti e sereni: caratteristiche di chi ha una vita lavorativa ordinata e anche tempo da dedicare a se stesso.

Injenia modella Google Workspace sulle esigenze di ogni singola azienda

Come abbiamo già detto, alla base della creazione di un ambiente lavorativo efficiente ci deve essere, prima che un cambiamento tecnologico, un cambiamento culturale che interessi le abitudini e le credenze delle persone. Per implementare una soluzione così efficace e completa, non si può prescindere da una strategia aziendale che tenga le persone al centro e che soddisfi appieno le loro necessità.

Injenia ha l’esperienza e gli strumenti per accompagnare le aziende lungo questo percorso di innovazione. Offre le migliori soluzioni tecnologiche per costruire un ambiente di lavoro organizzato e funzionale a migliorare la produttività, ponendo l’attenzione sulle esigenze di ogni business e delle persone che lo costituiscono. Grazie alla premier partnership con Google Cloud, Injenia si propone di arricchire di nuove funzionalità gli spazi e i tempi del lavoro, attraverso lo studio approfondito di ogni singolo caso, per restituire la naturalezza nella comunicazione e, allo stesso tempo, fornire strumenti efficaci e sicuri.